Invite Users

Benutzer einladen

Voraussetzungen

Vor dem Senden von Einladungen stellen Sie sicher:

1. E-Mail-Konfiguration: SMTP oder E-Mail-Anbieter in System Settings → Email Configuration einrichten
2. Rollenzuweisung: Bestimmen Sie, welche Rolle die neuen Benutzer haben sollten

Einladungen senden

1. Benutzerrolle auswählen: Wählen Sie die Rolle aus dem Dropdown, die eingeladene Benutzer erhalten werden

   • Alle verfügbaren Rollen werden aufgelistet (Admin, benutzerdefinierte Rollen, etc.)
   • Rolle bestimmt die Berechtigungen, die neue Benutzer beim Login haben werden

2. E-Mail-Adressen eingeben: Fügen Sie Empfänger-E-Mails in der Textarea hinzu

   • Einzelner Benutzer: Eine E-Mail-Adresse eingeben
   • Mehrere Benutzer: E-Mails mit Kommas trennen (z.B. [email protected], [email protected])
   • Format-Validierung: Alle E-Mails müssen gültige E-Mail-Adressen sein

3. Einladungen senden: Klicken Sie auf "Send Invites", um den Einladungsstapel zu verarbeiten

E-Mail-Konfigurationsstatus

Wenn E-Mail konfiguriert ist: Einladungs-E-Mails werden automatisch mit sicheren Registrierungslinks gesendet.

Wenn E-Mail nicht konfiguriert ist:

• Einladungen werden erstellt, aber keine E-Mails gesendet
• Warnmeldung erscheint: "Email configuration required"
• Manuelles Teilen von Einladungslinks ist erforderlich
• Konfigurieren Sie E-Mail in Admin Settings → System Settings → Email Configuration

Einladungsprozess

Für Empfänger:

1. E-Mail-Einladung mit sicherem Registrierungslink erhalten
2. Einladungslink klicken, um zur Registrierungsseite zu gelangen
3. Registrierungsformular ausfüllen:
   • Vollständigen Namen eingeben
   • Eigenes Passwort erstellen (mindestens 8 Zeichen)
   • Passwort bestätigen
4. Konto wird mit ihren gewählten Zugangsdaten und vordefinierten Rolle erstellt

Für Administratoren:

1. Einladungs-Token werden generiert (läuft in 7 Tagen ab)
2. Einladungs-E-Mails werden mit Registrierungslinks gesendet
3. Rollenzuweisungen werden mit der Einladung gespeichert
4. Benutzer erscheinen erst nach abgeschlossener Registrierung in der Benutzertabelle

Eingeladene Benutzer verwalten

Vor der Registrierung:

• Einladungen werden mit Ablaufdaten verfolgt
• Ausstehende Einladungen können angezeigt und verwaltet werden
• Rollenzuweisungen werden mit Einladungen gespeichert

Nach der Registrierung:

• Benutzer erscheinen in der User Management-Tabelle mit zugewiesenen Rollen
• Token-Limits und Berechtigungen können konfiguriert werden
• Vollständige User Management-Optionen werden verfügbar

Einladungen beheben

Häufige Probleme

"No roles available":

• Erstellen Sie Rollen in Roles & Permission Management vor dem Einladen von Benutzern
• Stellen Sie sicher, dass mindestens eine Rolle außer Admin existiert

"Invite Failed"-Fehler:

• Prüfen Sie E-Mail-Adressen auf Tippfehler
• Überprüfen Sie, ob Rollenauswahl getroffen wurde
• Bestätigen Sie Netzwerkverbindung
• Überprüfen Sie Server-Logs für detaillierte Fehlermeldungen

E-Mail-Zustellungsprobleme:

• Überprüfen Sie E-Mail-Konfiguration in System Settings
• Prüfen Sie Spam-/Junk-Ordner für Einladungen
• Testen Sie E-Mail-Konfiguration mit Test-E-Mail-Feature
• Bestätigen Sie, dass SMTP-Zugangsdaten korrekt sind

Registrierungsprobleme:

• Einladungen laufen nach 7 Tagen ab - senden Sie bei Bedarf erneut
• Benutzer müssen Registrierung vor Ablauf abschließen
• Prüfen Sie, dass Einladungslinks nicht beschädigt sind, wenn manuell geteilt